Uputstvo za koriscenja portala kurirske sluzbe Montenomaks C&L

• Svaki korisnik ima svoj username i password. Za promjenu passworda korisnik ima opciju na portalu ( klikom na svoj user (gornji desni ugao npr. Hello marko.markovic@gmail.com) otvara se prozor gdje bira opciju za promjenu lozinke „change your password“)

• Na osnovu usera unaprijed se mogu predefinisati odredjena polja za automatsku popunu.

• Na glavnoj traci portala su dostupne dvije osnove kartice za unos posiljki: KONTAKTI i POSILJKE

Kartica KONTAKTI omogucava trajni unos podataka o primaocima ili posiljaocima sto omogucava jednostavnije popunjavanje naloga u slucajevima kada se isti vise puta ponavljaju.

Karitca POSILJKE nudi opcije unosa novih posiljki, pregled svih posiljki sa korisnim filterima za jednostavnu pretragu kao i automatizovan nacin importa veceg broja posiljki koriscenjem predefinisane tabele u excel formatu.

• Obavezna polja prilikom unosa nove posiljke su:

1. Naziv posiljaoca, vrsta kontakta, kontakt telefon, grad posiljaoca, adresa posiljaoca

2. Naziv primaoca, vrsta kontakta, kontakt telefon, grad primaoca, adresa primaoca

3. Servis, naplata, kolicina (broj paketa), tezina, pakovanje.

Svakako nije moguce zavrsiti nalog dok se ne popune obavezna polja.

• Nakon zavrsenog unosa podataka o posiljci klikom na dugme SACUVAJ pamti se nalog koji jos uvijek nije proslijedjen dispecerskom centru. Nalog se prosledjuje dispecerskom centru na obradu nakon sto se potvrdi. Nalog se potvrdjuje klikom na dugme POTVRĐENA. Tom akcijom korisnik je poslao definitivnu konfirmaciju da je posiljka spremna za preuzimanje.

Korisnicka aplikacija za obiljezavanje paketa (vezano otpremu iz skladista)

• Ukoliko se nalog unosi sa udaljene lokacije u odnosu na mjesto pakovanja i preuzimanja potrebno je na nalogu cekirati dugme „pakovanje i potvrdjivanje u skladistu“ kako bi sistem obezbijedio vidljivost posiljke na klijentskoj aplikaciji koja sluzi zaposlenom za precizno obiljezavanje posiljki prilikom pakovanja. Klijentska aplikacija moze funkcionisati na bilo kom android uredjaju. Ulogovanjem na aplikaciju korisnik bira zebrin stampac ZQ510 za povezivanje.

• Nakon toga se prikazuje pregled nepotvrdjenih i potvrdjenih posiljki. Nepotvrdjene posiljke su one u fazi pakovanja i obiljezavanja i nijesu spremne za preuzimanje.

• Potvrdjene posiljke su posiljke koje su spakovane i za koje je poslat nalog kurirskoj sluzbi da moze obaviti preuzimanje istih. Kada kurir odradi preuzimanje iz pregleda potvrdjenih posiljki na klijentskoj aplikaciji se brisu posiljke koje je kurir preuzeo za krajnju dostavu.

• Nacin potvrdjivanja posiljki putem korisnicke aplikacije:

Na pregledu nepotvrdjenih posiljki korisnik aplikacije skenira broj fakture od posiljke koja je spakovana za slanje. Aplikacija otvara novi prozor gdje je neophodno unijeti tacan broj paketa koji prati izabranu posiljku.

Nakon unosa broja paketa korisnik stampa paketne naljepnice i sa istima obiljezava sve pakete od izabrane posiljke.

Na jednom paketu se moze nalijepiti samo jedna paketna naljepnica. Kada korisnik zavrsi sa obiljezavanjem paketa za krajnju konfirmaciju da je posiljka spremna za preuzimanje neophodno je da potvrdi posiljku klikom na narandzasti štrik. Tom akcijom se salje nalog kurirskoj sluzbi i omogucava kuriru da preuzme posiljku.

• Iz pregleda potvrdjenih posiljki korisnik aplikacije moze samo ponovo odstampati iste paketne naljepnice.

• Unos ispravnog broja paketa moguce je izmijentiti samo prije potvrdjivanja. Ukoliko se nakon potvrdjivanja stvori potreba za promjenom broja paketa izmjenu je moguce odraditi jedino obavjestavanjem call centra (pozivom ili email-om), nakon cega ce call centar izmjenom kroz program unijeti ispravan broj paketa. Za takvu posiljku je potrebno ponoviti stampanje paketnih naljepnica iz potvrđenih i ispravnog obiljezavanja paketa sa naljepnicama.

Ostale korisne funkcije na portalu (za sve korisnike):

Pracenje statusa posiljki:

Predajom posiljki kurirskoj sluzbi korisnik ima dalje mogucnost da u realnom vremenu na portalu prati sledece statuse predatih posiljki:

Preuzeta, na dostavi, isporucena, neisporucena sa razlogom neurucenja (status u kojem je moguce posiljku vratiti na ponovnu dostavu), povrat sa razlogom povrata (konacan povrat posiljaocu)

U slucaju neisporuce posiljke automatizovan je nacin obavjestavanja korisnika u najkracem roku, sto daje mogucnost provjere razloga neurucenja i slanja novih instrukcija za ponovnu dostavu.

Stampa prijemnog lista i paketnih naljepnica:

Radi efikasnijeg funkcionisanja omoguceno je korisniku da nakon unijete i potvrdjene posiljke odstampa prijemni list i paketne oznake cime ce pripremiti posiljku za slanje i omoguciti kuriru krace zadrzavanje i jednostavnije preuzimanje posiljki. Stampu je moguce odraditi sa glavnog pregleda svih posiljki. Takodje je moguce selektovati vise razlicitih posiljki i odjednom ih dati na stampu.

Pregled svih posiljki i export u excelu:

Pomocu odabira korisnih kolona moguce je jednostavno kreirati potreban izvjestaj tj. prilagoditi prikaz svih posiljki i za isti odraditi export u excel formatu.

Dodatna korisna polja:

Licno urucenje – u slucaju da je posiljku neophodno predati jedino lično osobi koja je navedena kao kontakt osoba u slucaju kod dostave pravnim licima (firmama, institucijama i sl.) ili primaocu ukoliko se radi o fizickom licu.

Otkupnina – omogucava preuzimanje otkupnog iznosa od primaoca i predaju nazad posiljaocu. Neophodno u polju otkupnina unijeti iznos koji se preuzima od primaoca posiljke.

Lomljivo – istice da se radi o osjetljivoj posiljci i da je neophodno pazljivije manipulisati sa istom

Povrat dok. – povrat dokumentacije, salje se nalog kurirskoj sluzbi da inicijalnu posiljku prati dokumentacija koju je neophodno ovjerenu vratiti posiljaocu.

Eksterni broj – pozivni broj u slucaju opsirnijeg pracenja posiljke (broj ugovora, broj fakture, broj otpremnice i slicno)

Sacuvaj kao stalni kontakt – sluzi kao precica za unos kontakta i cekiranjem ovog polja unijeti kontakt se pamti u bazi kontakata. Kasnije je kroz brzu pretragu isti dostupan za ubrzano popunjavanje primaoca i posiljaoca.

Postupak slanja posiljki

Postoje cetiri nacina slanja posiljki i to:

1. Slanje posiljki iz skladista i to:

   1. Standardne posiljke koje se salju preko excela (fond pio i fizicka lica)

   2. Zamjenske posiljke

   3. Posiljke prema shopovima (snadbijevanje iz centralnog skladista)

2. Slanje posiljki iz shopa odnosno kancelarije i slicno

Kod prvog nacina (1. a.) postupak rada je sledeci:

• Zaposleni Studio moderne salje excel fajlove (fond pio i ostala fizicka lica) na mail kurirske slube

• Zaposleni kurirske slzbe isti excel importuje u TMS nakon cega su posiljke vidljive na portalu i na korisnickoj aplikaciji u skladistu SM

• U slucaju posiljki sa reklamacijom automatski se kreira nalog za kontra posiljku koja kuriru prilikom isporuke naglasava da ima posiljku koju treba preuzeti i upustiti ka SM.

• Skladisni radnik SM obiljezava pakete (sa mobilnog stampaca stampa samoljepljive naljepnice za paketno obiljezavanje) i potvrdjuje posiljke.

• Kurir Mmaks-a dolazi na preuzimanje i svaki paket skenira mobilnim uredjajem sto automatski mijenja status posiljke u preuzeta.

• Nakon toga se posiljka dalje prati po gore navedenim statusima.

Kod drugog nacina (1. b.) postupak je sledeci:

• Zaposleni SM kreira novu posiljku. Prillikom kreiranja posiljke ne cekira POTVRDJENA vec cekira PAKOVANJE I POTVRDJIVANJE U SKLADISTU.

• Zaposleni SM u slucaju zamjenskih posiljki (zamjenske posiljke za fizicka lica) treba da kreira jos jednu posiljku (posiljalac: kupac prethodne posiljke; primalac: Studio moderna). U eksternoj sifri upisuje broj prethodne posilje i cekira polje VEZA. Time se u pozadini kreira akcija kuriru da prilikom isporuke zamjenske posiljke mora preuzeti novu posiljku koja se vrace nazad u SM.

• Zaposleni SM stampa prvu „zamjensku“ posiljku i predaje skladisnom radniku koji postupa sa njom isto kao u prethodno opisanom postupku (1. a.) s tim sto dodatno na prjemnom listu mora upisati broj paketa.

Kod treceg nacina (1. c.) postupak je sledeci:

• Zaposleni SM kreira novu posiljku. Prillikom kreiranja posiljke ne cekira POTVRDJENA vec cekira PAKOVANJE I POTVRDJIVANJE U SKLADISTU.

• Zapoleni SM stampa prijemni list i predaje ga skladisnom radniku SM koji dalje postupa sa njom isto kao u prethodno opisanom postupku (1. a.) s tim sto dodatno na prijemnom listu mora upisati ukupan broj paketa.

Kod cetvrtog nacina (2.) postupak je sledeci:

• Zaposleni SM (iz shopa ili bilo koje druge kancelarije) kreira posiljku na portalu. Nakon unosa posiljke cekira polje POTVRDJENA. To je ujedno i okidac kurirskoj sluzbi da ima nalog za preuzimanje i u skladu sa tim salje kurira na preuzimanje.

• Zaposleni SM treba obiljeziti posiljku stampanjem prijemnog lista sa portala i dodatno,ako ima mogucnosti, pozeljno je obiljeziti posiljku paketnim naljepnicama.

• Nakon toga kada dodje kurir na preuzimanje u obavezi je da poveze dodatne pakete sa nosecim paketom na kojem se nalazi prijemni list po kojem se posiljka prati do urucenja.

Predaja povratnih posiljki u skladistu Studio moderne i uplata pazara funkcionisu na dosadasnji nacin uz dodatnu promjenu statusa u realnom vremenu.